Документация СМК Университета предназначена для документального оформления, хранения, обработки и использования необходимой для управления информации и данных, информирования персонала о порядке выполнения процессов и работ, определения границ ответственности и полномочий, а также фиксации результатов деятельности.

Общие принципы управления документацией.

1. Характер и степень документированности должны отвечать законодательным, нормативным актам системы ВПО и ДПО и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также удовлетворять требованиям Университета.

2. Для обеспечения соответствия документации потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон при управлении документации учитываются:

−   использование Университетом национальных, региональных и отраслевых стандартов системы образования;

−   соответствующие законодательные, нормативные и другие обязательные требования;

−   контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон;

−   решения Ученого Совета Университета;

−   информация о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.

3. Доступ к документированной информации предоставляется работникам Университета с учетом должностных обязанностей и другим заинтересованным сторонам по мере необходимости.

4. Все документы до их выпуска проходят проверку путём согласования их со всеми заинтересованным лицами и, при необходимости, коллективного обсуждения.

5. По мере необходимости (по истечению срока действия или по инициативе руководителей процессов) проводится анализ, актуализация и переутверждение документов.

6. Все изменения в переутверждённых документах доводятся до заинтересованных лиц, а также идентифицируется статус пересмотра документов.

7. Документы оперативно доводятся до исполнителей.

8. Документы внутреннего происхождения сохраняются в чётком виде и легко идентифицируются по журналам регистрации. Электронные копии распорядительных документов руководства Университета хранятся в файловом хранилище электронной базы данных Университета.

9. Документы внешнего происхождения подлежат идентификации и учёту. Их регистрация, обработка и рассылка осуществляется оперативно и контролируется руководителем процесса.

10. Все виды документации по истечении текущего года комплектуются в отдельные папки и передаются на хранение в архив.

11. Для предотвращения непреднамеренного использования устаревшей документации проводится отслеживание их полного изъятия из оборота, о чём делаются записи в специальном реестре и отметки в информационной базе.

В Университете определена документированная информация и соответствующая документация, необходимая для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии СМК и поддержки результативного и эффективного выполнения процессов.

Документация СМК  включает:

Политику в области качества. 

Цели и планы в области качества.

Руководство по качеству.

Книгу процессов.

Документированные процедуры по процессам.

Функциональные обязанности и должностные инструкции персонала.

Формы документов для регистрации документированной информации (записей).

Управление документированной информацией

Записи по СМК ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК.

Записи СМК включают:

- записи по результатам анализа СМК со стороны руководства;

- записи по обучению персонала;

- записи по результатам анализа требований к образовательной деятельности;

- записи по результатам оценки поставщиков;

- результаты внутренних аудитов;

- результаты устранения несоответствий и корректирующих действий;

- записи по идентификации и прослеживаемости;

- записи, касающиеся  несоответствий.

Актуальная документация системы менеджмента качества Университета размещена в файловом хранилище университета:

N:\Файловое_хранилище\04_Учебная_работа\10_Центр_мониторинга\01_Система_менеджмента_качества.